Crear una Lista Desplegable con Datos que VARÍEN dependiendo de lo que tenga una celda

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Crear una Lista Desplegable con Datos que VARÍEN dependiendo de lo que tenga una celda

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¿QUÉ QUEREMOS HACER?

1er EJERCICIO:

Tenemos una tabla con el Registro de Compras de la empresa, y queremos segmentar las compras realizadas por CATEGORÍA y PRODUCTO:

En la columna CATEGORÍA es una lista desplegable sencilla, donde sus datos son solo 4:

En la columna PRODUCTO queremos también una Lista desplegable, pero no cualquier lista desplegable, porque en este caso los datos de la lista que quiero que se despliegue VARÍAN, ¿Dependiendo de qué? De la Categoría que se seleccione previamente (Como se ve en la imagen):

Entonces para esto necesitamos hacer una Lista Desplegable con DATOS variables.

EJERCICIO BONUS:

LUEGO de aprender hacer Listas Desplegables con datos que varían dependiendo de lo que diga una CELDA, aprenderemos hacerlo pero que sus datos no dependa de lo que diga una, sino DOS CELDAS, fíjate en el ejemplo que veremos: un Registro de Vacaciones del personal, y en la columna PERSONAL, necesito una lista de los nombres del personal dependiendo del: DEPARTAMENTO que elija en la celda anterior, y de la SUCURSAL.

¿CÓMO HACERLO?

 

 
 

1er EJERCICIO:

PRIMER PASO: Debemos convertir todas las listas en TABLAS CON FORMATO DE TABLAS

Si no conoces de estas Tablas, puedes ver este otro Vídeo, donde muestro todos los beneficios que tienen estas Tablas VÍNCULO, ¿Por qué hacer esto y no dejarla como tablitas con bordecitos y ya?, Porque al convertirlas en estas Tablas con Formato de Tablas, si luego deseas adicionar datos a tus listas, Las Listas Desplegables se actualizan solitas, sin tener que cambiar el Origen de Datos 😊.

Para convertir las listas como Tablas con formato de Tablas, es solo seleccionarla todos los datos, incluyendo el encabezado) y luego Ficha: [INICIO], Icono: [Dar Formato como Tabla], escoges el Formato que desees y Listo.

SEGUNDO PASO: Asignarle un nombre a cada Tabla (Cada Lista).

La vía más rápida es utilizando la herramienta “Crear desde la selección” en la Ficha [Fórmulas], para asignarle nombre a todas las tablas de una vez y no tener que ir una por una 😉, para ello debemos seleccionar todas las tablas creadas, incluyendo encabezados, luego, en la Ficha [Fórmulas], en el icono [Crear desde la selección] y luego seleccionar la opción: “Fila superior”.

TERCER PASO: Crear una Lista Desplegable utilizando una fórmula con la función INDIRECTO( ) en el Origen de Datos

Nos vamos a la tabla de Registro de Compras y seleccionamos todos los datos de la columna PRODUCTO, que es donde queremos hacer la lista desplegable con valores variables, luego Ficha: [Datos], icono: [Validación de Datos], luego en la ficha “Configuración”, en [Permitir] seleccionar: “Lista” y luego en Origen escribir la fórmula:

Esta función INDIRECTO( ) nos permite que busque el contenido de la celda pero como una REFERENCIA o un NOMBRE, y ¡SORPRESA! 😁, como previamente creaste listas con los nombres de las categorías, entonces ella lo que hace es buscar en los nombres que tiene creado, y coloca ese rango de datos que tiene asignado ese nombre 😀.

EJERCICIO BONO:

En este ejemplo nuestros valores de la lista desplegable, ya no depende de lo que tenga una sola celda, sino de DOS, pero no pasa nada, también lo podemos hacer 😉.

Estas son mis diferentes listas de personal por SUCURSAL y DEPARTAMENTO:

Para entender mejor te voy a explicar desde el final; es decir, te voy a mostrar primero como quedaría la fórmula del Origen de Datos de la Lista Desplegable de la columna Personal:

Fijate que seguimos utilizando la función INDIRECTO( ), pero en su interior, no voy a colocar solo la celda de la columna de DEPARTAMENTO, sino que la combino o uno primero con el contenido de la celda de SUCURSAL; es decir, por ejemplo para la primera fila quedaría así la fórmula:

=INDIRECTO(CONDADO_ADMINISTRACIÓN)

Porque fíjate que utilizamos el operador “&”, para poder unir en este caso el contenido la celda de la columna SUCURSAL, con un guion bajo “_” y luego con el contenido de la celda de DEPARTAMENTO. El operado “&” si no lo conoces, ella trabaja tal cual como si fuera una pega, o quizás si conoces la función CONCAT( ) o CONCATENAR( ), pues este operador hace exactamente lo mismo, solo que no es una función es un operador, por lo que es incluso más sencillo 😁.

Ahora bien, para que esto funcione, tus listas de PERSONAL, deben tener esta combinación de nombres idéntica; te muestro por ejemplo los nombres de las listas de CONDADO:

¿Te fijas que el nombre es el nombre de la SUCURSAL_DEPARTAMENTO? 😉 Claro para que nuestra función indirecto pueda encontrar el nombre correctamente con la unión de estas dos variables : ), y por si te preguntas para que el guion bajo y no un simple espacio, es que el EXCEL no permite nombres con espacios.

 

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